Das planilhas ao gerenciamento simplificado: Minha jornada com o Artwork Archive
Detalhe de um conjunto de 50 revistas encomendadas pelo artista Sonya Kleshik.
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Suzy Kopf é uma artista multidisciplinar, educadora universitária e escritora de artes. É escritora colaboradora regular da BmoreArt, bem como Revista Baltimore, Revista Johns Hopkins e o Baltimore Museum of Art, e é especializada em perfis de criativos, práticas de negócios de arte e análises de exposições. Seu trabalho foi exibido em todos os EUA e Canadá e ela recebeu várias bolsas de residência, incluindo Kala, The Studios at Mass MoCA, Playa e VCCA.
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Na era das trevas, ou B.A.A. (Before Artwork Archive), eu era um artista que mantinha o inventário em planilhas com códigos de cores.
Como estudante de graduação na Parsons, nos disseram que isso era e eu o adotei rapidamente. Eu era extremamente diligente em atualizar minhas planilhas de várias páginas com novos trabalhos e transferi-las para um “vendido” da folha quando saíram do meu estúdio para seus novos lares. Registrei tamanhos, preços e títulos pretensiosos que inventei e logo esqueci, tudo em suas colunas organizadas. Até mesmo aumentei o tempo de carregamento dos meus documentos colocando jpegs minúsculos em uma coluna, para ter um visual que combinasse com a variedade de dados registrados.
E, no entanto, por mais que eu tenha me adaptado naturalmente à manutenção de planilhas de inventário (e sei que sou incomum, muitos artistas não gostam de manter planilhas), sempre pensei, tem que haver uma maneira melhor de fazer isso.
Por que escolhi o Artwork Archive para gerenciar minhas obras de arte?
Eu sabia que deveria haver um sistema para artistas que não parecesse tanto com um trabalho chato de inserção de dados e que fosse mais visual – algo que fosse pesquisável e robusto.
Na época, por volta de 2009 a 2012, eu trabalhava em galerias de arte em Nova York e para artistas individuais como assistente de estúdio. As galerias usavam um programa chamado ArtBase, e alguns dos artistas individuais para os quais eu catalogava trabalhos usavam o Filemaker Pro. Esses dois programas operavam em servidores locais, o que causava imprecisões ocasionais na pesquisa e, às vezes, falhas completas no sistema que resultavam na perda de dados inseridos recentemente.
Como um artista emergente, inicialmente eu sabia que esse software era caro e estava fora do meu alcance, especialmente com meu laptop de estudante de cinco anos de idade, que tinha dificuldades com o espaço de hardware. No entanto, descobri que o Artwork Archive oferece uma solução econômica feita sob medida para artistas, fornecendo uma plataforma acessível que não ocupa espaço no disco rígido, o que o torna uma opção prática para artistas em qualquer estágio da carreira.
Para que o senhor tenha uma visão mais clara, A estrutura de preços do Artwork Archive foi projetada para ser inclusiva, com vários planos para atender a diferentes necessidades e orçamentos. A plataforma foi criada por artistas que entendem as necessidades dos artistas.
Desde a adoção do Arquivo de obras de arte em 2020, a plataforma se tornou meu lugar preferido no computador para reunir trabalhos anteriores e disponíveis. Descobri que a capacidade de filtrar obras disponíveis e vendidas é incomparável. É claro que fazer o upload de tudo foi inicialmente um trabalho pesado. Mas, depois que comecei, foi só uma questão de manutenção. Em vez de inserir novos trabalhos em uma planilha, eu os coloco diretamente na minha conta do Artwork Archive.
Artista Kathleen O’Brien no trabalho no Artwork Archive, © Kathleen O’Brien.
Como posso usar o Artwork Archive em minha prática artística e em meu negócio artístico?
Artwork Archive também me mantém honesto de certa forma. Sei que preciso documentar adequadamente as obras para que possa adicioná-las ao meu perfil e, por fim, compartilhá-las com colecionadores ou com o público em geral.
O Artwork Archive não apenas ajuda a manter seu portfólio organizado, mas também coloca o senhor no comando quando se trata de quais informações são divulgadas. Trata-se de documentar adequadamente o seu trabalho, mas o senhor pode escolher quais obras de arte tornar públicas e compartilháveis. Mas aqui está o verdadeiro ponto alto: o senhor pode otimizar bastante o seu fluxo de trabalho com o recurso de incorporação. Isso permite que o senhor sincronize seu portfólio do Artwork Archive diretamente com o seu próprio site, eliminando a tediosa tarefa de dupla entrada de dados.
Embora eu continue a usar meu site para exibir minhas obras de arte em séries e ideias, é possível criar coleções de suas obras de arte no Artwork Archive e exibir facilmente seu trabalho por tema ou qualquer outro tipo de agrupamento. Enquanto o senhor
A plataforma realmente melhora a apresentação do meu trabalho disponível. Imagine o seguinte: Estou em um jantar com um grupo de amigos e alguém que acabei de conhecer está curioso sobre minha arte. Em vez de tentar descrever minhas obras de forma desajeitada, compartilhar uma planilha complicada ou pedir desculpas por não conseguir acessar rapidamente imagens e informações sobre o trabalho, pego meu telefone e abro o Artwork Archive.
De repente, esses colecionadores em potencial estão percorrendo imagens de alta qualidade do meu trabalho, com todos os detalhes – preços, tamanhos, histórias por trás das peças – o senhor escolhe. E tudo isso está acontecendo enquanto estamos distribuindo os aperitivos.
Antigamente, a ideia de compartilhar minhas planilhas desajeitadas e de carregamento lento, cheias de colunas intermináveis de cores e números, com um colecionador em potencial? Esqueça. Era impessoal, complicado e, francamente, um pouco embaraçoso. Mas agora, com o Artwork Archive, tenho esse portfólio elegante e fácil de navegar do meu trabalho na ponta dos meus dedos. Não se trata apenas de conveniência; trata-se de apresentar minha arte da melhor maneira possível, em qualquer lugar e a qualquer momento.
O Artwork Archive ajuda a exibir minha arte?
Além de me fazer parecer bem para colecionadores em potencial, adoro usar o Artwork Archive para criar relatórios de inventário para exposições individuais e em grupo.
Esses relatórios permitem que eu faça uma curadoria meticulosa das peças que quero exibir, fornecendo uma visão geral abrangente e refinada do meu trabalho. Eles podem incluir uma série de informações personalizadas, inclusive miniaturas e links para imagens de alta resolução, descrições, preços, mídia e quaisquer outros detalhes relevantes que as galerias ou os organizadores de exposições possam precisar. Esse nível de detalhe e profissionalismo torna o processo de planejamento e configuração mais suave para todos os envolvidos.
O senhor deseja incluir um cabeçalho de relatório personalizado em todos os seus documentos?
Saiba como fazer upload de um cabeçalho de relatório aqui.
Ter todas as informações reunidas em um Relatório de Inventário significa que posso anexar o PDF a um e-mail de confirmação ou imprimi-lo e enviá-lo junto com o trabalho artístico.
Além disso, esses relatórios são inestimáveis para fins de documentação. Eles me ajudam a manter um registro detalhado de quais obras de arte foram exibidas, onde e quando, o que é fundamental para acompanhar meu histórico de exposições e entender a trajetória das minhas peças. Essa documentação não é útil apenas para meus registros, mas também aprimora meu portfólio ao me candidatar a bolsas, residências ou outras exposições. Ela demonstra um nível de organização e seriedade em relação à minha carreira que pode me diferenciar de outros artistas.
Além dos aspectos práticos das exposições, os Inventory Reports também ajudam a gerenciar meu inventário com mais eficiência. Eles facilitam a visualização rápida de quais peças estão disponíveis, quais foram vendidas e quais estão em exposição no momento, simplificando o gerenciamento do inventário e economizando um tempo significativo. Essa abordagem simplificada me dá mais liberdade para me concentrar na criação de novos trabalhos, com a certeza de que o lado comercial da minha arte está organizado e acessível.
É assim que crio relatórios como folhas de inventário, páginas de portfólio, certificados de autenticidade e muito mais no Artwork Archive
Se o senhor não tiver uma conta no Artwork Archive, talvez esteja se perguntando como criar esses relatórios simples. Estas são as etapas que sigo para gerar relatórios de inventário para compartilhar com minhas galerias e usar em exposições.
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Faça login em sua conta: Faça login em sua conta do Artwork Archive. Se ainda não tiver uma conta, o senhor precisará inscrever-se para uma avaliação gratuita e, em seguida, escolha o plano que melhor atenda às suas necessidades.
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Adicione suas obras de arte: Antes de gerar um relatório, verifique se todas as obras de arte que o senhor deseja incluir estão carregadas para sua conta. Para cada peça, o senhor pode inserir detalhes como título, mídia, dimensões, preço e uma imagem de alta resolução. Quanto mais detalhadas forem as entradas, mais informativo será o relatório de inventário.
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Navegue até a seção de relatórios: Depois que as obras de arte forem carregadas, vá para a seção Reports (Relatórios) do Artwork Archive. Essa seção foi criada para ajudá-lo a criar vários tipos de relatórios, incluindo relatórios de inventário.
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Escolha seu tipo de relatório: Selecione a opção para criar um relatório de inventário ou vários outros tipos de relatórios. relatórios. O senhor será solicitado a personalizar o relatório de acordo com suas necessidades. Isso pode incluir a seleção de quais peças serão apresentadas e a decisão sobre as informações a serem exibidas para cada obra de arte (por exemplo, preço, dimensões, mídia).
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Personalize seu relatório: Personalize seu relatório escolhendo o cabeçalho do relatório, as informações de contato e as obras de arte ou coleções específicas a serem incluídas. O senhor pode filtrar sua seleção com base em critérios como disponibilidade, histórico de exposições ou coleção. Essa etapa permite que o senhor adapte o relatório a um público ou objetivo específico, como uma exposição em galeria ou uma análise de portfólio.
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Gerar o relatório: Depois de personalizar suas seleções e preferências, gere o relatório. O Artwork Archive compilará as informações em um documento profissional e refinado.
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Comente e compartilhe: Revise o relatório do inventário para garantir que ele atenda às suas necessidades e expectativas. Em seguida, o senhor pode baixá-lo como PDF ou compartilhá-lo diretamente por e-mail por meio do Artwork Archive. Alguns planos também podem oferecer opções para compartilhar o relatório por meio de um link público ou incorporá-lo ao seu site.
Um exemplo de relatório de inventário no Arquivo de obras de arte.
Obtenha uma visão geral de sua trajetória como artista
Uma última maneira de usar o Artwork Archive é como um local para ver todos os meus trabalhos juntos de uma só vez. O Coleções me permite reunir rapidamente grupos de trabalhos que há muito tempo estavam separados e refletir sobre temas que continuam a ser de interesse para mim, avançando em minha prática.
Ele permite que eu organize minhas obras de arte em vários grupos, tornando incrivelmente fácil o acesso a conjuntos de obras que podem ter sido fisicamente separados devido a vendas, exposições ou empréstimos. Esse recurso é inestimável por vários motivos:
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Projetos curatoriais: Ao planejar exposições ou propor coleções para galerias, posso criar rapidamente coleções temáticas ou cronológicas do meu trabalho. Essa apresentação visual e organizada ajuda tanto a mim quanto aos possíveis colaboradores a ver a coerência e a evolução da minha arte ao longo do tempo.
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Reflexão e desenvolvimento: Ao agrupar meus trabalhos, posso refletir sobre temas, técnicas e materiais recorrentes em minha prática. Essa introspecção é fundamental para entender meu desenvolvimento como artista e identificar áreas para exploração futura. É como ter um diálogo visual com meu próprio trabalho, o que me permite ver conexões e progressões que, de outra forma, eu talvez não tivesse notado.
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Gerenciamento de portfólio: O recurso Collections facilita o gerenciamento e a atualização do meu portfólio. Quer eu esteja me preparando para residências artísticas, solicitações de subsídios ou simplesmente atualizando meu site, ter coleções organizadas do meu trabalho simplifica o processo de seleção e apresentação da minha arte da maneira mais atraente possível.
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Envolvimento com colecionadores e clientes: O recurso Collections (Coleções) do Artwork Archive também permite que eu compartilhe conjuntos selecionados do meu trabalho com colecionadores, fãs e possíveis compradores usando o Private Rooms. Com a criação de Private Rooms, posso envolver diferentes públicos com interesses específicos, seja apresentando minha série mais recente ou destacando obras disponíveis para compra.
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Fins de arquivo: Além dos usos práticos imediatos, a organização do meu trabalho em coleções serve para fins de arquivamento. Isso garante que cada peça, independentemente de sua localização atual, seja documentada e categorizada, preservando meu legado artístico e tornando-o acessível para referência futura.
Em essência, o recurso Collections do Artwork Archive atua como uma tela dinâmica, permitindo que eu faça a curadoria, reflita e compartilhe minha arte de forma a aprofundar meu envolvimento com meu próprio trabalho e facilitar as conexões com a comunidade artística mais ampla. Essa visão holística do meu portfólio não apenas ajuda no meu desenvolvimento artístico, mas também aprimora minha apresentação profissional e meus esforços de divulgação.
Como o senhor pode começar?
Embarcar em uma jornada de gerenciamento de arte digital com plataformas como Arquivo de obras de arte simplifica as tarefas administrativas de gerenciamento de coleções de arte.
O conjunto de ferramentas permite que os artistas documentem seu trabalho e exibam seu portfólio para um público mais amplo, incluindo colecionadores e galerias, aumentando a visibilidade e as oportunidades de vendas.
